מהי אופטימיזציה עסקית?

מהי אופטימיזציה עסקית ואיך נטמיע אותה בחברה?

לפעמים בעסקים יש צורך בשינויים קטנים בלבד על מנת לעלות על המסלול הנכון להצלחה. אולי הדברים אינם עובדים כפי שציפיתם ואתם עלולים לחשוב שישנו צורך בשינויים גדולים. אבל בפועל יתכן שאתם אולי נמצאים מילימטרים בודדים מההצלחה. אם נשווה זאת למשחק סנוקר, הדרך להצלחה היא בפרטים הקטנים של המכה – אולי מילימטר אחד ימינה, אולי שמאלה, זהו כל ההבדל בין מכה מדויקת אשר משיגה את המטרה, לבין פספוס. לא תמיד צריכים לשנות את האסטרטגיה, אתם מכוונים לעבר הכדור הנכון רק צריך לבצע אופטימיזציה של המכה. באופן דומה זה גם בעסקים.

אופטימיזציה עסקית שמה את הדגש על שיפור התהליכים והפעולות על מנת למקסם את התוצאות. בwist ראינו פעמים רבות איך שינויים קטנים מביאים את העסק לצמיחה בעשרות אחוזים ואף להכפלת ההכנסה בזמן קצר. לעיתים אין צורך להמציא את האסטרטגיה השיווקית מחדש, אין צורך לחפש אחר שווקים חדשים. אלו יכולות להיות פעולות עדינות, שינויים קטנים, אשר ימקסמו את התוצאות והרווחים. למעשה יש כאן יתרון גדול מאוד – בעוד שינויים אסטרטגיים עולים הון, אופטימיזציה כוללת פעולות קטנות בעלות עלויות מזעריות היכולות לחולל שינוי גדול.

כיצד נבצע אופטימיזציה בארגון?

להלן כמה עקרונות אשר יסייעו לנו לאתר את התחומים בהם ניתן לבצע שיפורים, ולזהות מהם השיפורים שניתן להטמיע בארגון וכיצד לבצע זאת בחכמה:

1. באילו תחומים נדרשת אופטימיזציה – פעילות העסק עלולה להיות מורכבות ולכלול שלבים שונים בהם יתכן כי ישנו צורך באופטימיזציה. קודם כל נזהה את התחומים שבהם נרצה להתמקד, עבור כל תחום נדרשת עבודת אופטימיזציה אחרת. למשל זוהי יכולה להיות אופטימיזציה אשר נועדה להגדיל את היקף המכירות עבור כל לקוח, או לחלופין אופטימיזציה בשיווק שתאפשר להגדיל את אחוזי ההמרה וכו‘.
2. זהו את המשתנים המשפיעים על כל תחום – לאחר שבחרנו את התחום שבו נרצה ליישם את תהליכי האופטימיזציה, נזהה את הגורמים שאותם ניתן לשנות על מנת להשיג תוצאות טובות יותר. לדוגמה אם מדובר במספר ההקלקות על קמפיין לידים המשתנים יכולים להיות הפלטפורמה שבה מופיעה המודעה, מילות המפתח עבור הקמפיין וניסוח המודעה, מילות הכותרת או צורת ההנעה לפעולה וכ"ו. במכירות נוכל לבדוק מהי אסטרטגיית המכירה האפקטיבית ביותר, מי האיש מכירות שמוכר את הכמות הגדולה ביותר ומאיזה מוצר ספציפי, שיפור זמן המענה, שימוש באסטרטגיות up selling, down selling, cross selling מעקב פולו אפ וכ"ו.
3. מהן האפשרויות לשיפור – לאחר שבחרנו את התחום וזיהינו את המשתנים, נחשוב מהן האפשרויות לשינוי. סיעור מוחות עם הצוות יכול מאוד לעזור. בדקו כיצד הדברים נעשים כרגע, מהם הכשלים ומה ניתן לשפר או למקסם. למשל אם אתם מריצים קמפיין לידים שאמור להביא את הגולשים אל דף הנחיתה בו יתבקשו להשאיר מספר טלפון, זוהי דוגמה למקום שניתן להכניס בו שיפור. אחד המשתנים הוא הניסוח של הטקסטים בדף הנחיתה. אולי שינויי ניסוח קטנים של הטקסט אשר יהפכו אותם ליותר משכנעים או חידוד המסרים השיווקים והתועלות, יכולים לגרום ליותר גולשים למלא את טופס הפרטים. כפי שאמרנו זה אינו שינוי אסטרטגי ויקר, אלא שינוי נקודתי וזול. אם בעקבות השינוי תצליחו לשפר, ולו באחוזים בודדים, זהו כבר יכול להיות שיפור בעל משמעות.
   
4. הכינו תכנית פעולה – לאחר שזיהיתם מהם השינויים שתרצו לעשות, יש צורך בתכנית פעולה. קבעו מהן המטרות שלכם, האצילו סמכויות וקבעו לוח זמנים ליישום השינוי הדרוש. בדוגמה שנתנו קודם, השינוי הוא מזערי. אך יכולים להיות שינויים אחרים אשר דורשים מעורבות צוות גדול יותר על מנת להטמיע אותם.
5. מדידה ומעקב – עליכם לבדוק האם השינוי אכן השיג את התוצאות הרצויות. לכן חשוב שתהיה לכם תמיד יכולות למדוד ביצועים. קבעו פרק זמן סביר לצורך בחינת התוצאות. למשל 60-90 יום הם בדרך כלל (משתנה מאוד) זמן מתאים לראות האם השינוי השיג תוצאות. זמן קצר מידי יכול להיות בלתי מספיק וזמן ארוך מידי יכול להיות מיותר. אתם גם מוזמנים לתגמל את העובדים המעורבים בהטמעת השינוי. כך תוכלו לעודד תרבות ארגונית של מצוינות על ידי הדגמה כיצד שינוי קטן מביא תוצאות גדולות, וכיצד גם העובדים מרוויחים מכך באופן אישי.

עוד על אופטימיזציה עסקית

אופטימיזציה עסקית היא תמיד דבר חשוב, גם בארגון גדול וגם בעסק הקטן ביותר ולא רק בשיפור תהליכי המכירה. תמיד ניתן למצוא את השינויים הגדולים אשר ישפרו את התוצאות. עיקר הדוגמאות להלן לאופטימיזציה עסקית ומקסום תוצאות הוסברו מתוך נקודת מבט שיווקית ומתוך מטרה להגדיל מכירות. אך אל תשכחו שבאותה המידה תוכלו ליישם תהליכי אופטימיזציה עסקית גם בהיבטים אחרים של העסק. אם נסתכל על התמונה הגדולה תהליכי האופטימיזציה יכולים לאפשר לנו: שיפור הפרודוקטיביות, הפחת בזבוז משאבים, הפחתת עלויות מקסום ומינוף משאבים קיימים והגדלת הרווחיות.

תהליכי האופטימיזציה צריכים לבוא בכל היבטי הפעילות של העסק והם יכולים לסייע גם בטיפוח תרבות ארגונית של מצוינות, שיפור המוטיבציה ושיפור המיקוד הארגוני. מיותר לציין שאופטימיזציה עסקית היא תהליך מתמשך. לעולם לא יגיע הרגע שבו תנוחו על זרי הדפנה. תמיד יש מה לשנות ומה לשפר. כל תהליך אופטימיזציה נכון לנקודת הזמן שבו הוא מתבצע, אך יתכן שבעתיד תצטרכו לערוך עוד שינויים. הצורך הזה נובע מכך שאנו חיים בעולם משתנה – זה יכול להיות מושפע מהמתחרים, מטרדנים חברתיים, ממצב כלכלי, מהתפתחויות טכנולוגיות. תמיד יש מקום לאופטימיזציה וזהו אחד מהערכים שעליכם לטפח בעסק.