טיפים לניהול זמן – כך תנהלו את הזמן שלכם

זמן הוא המשאב המוגבל ביותר שיש לכם בחיים ובעסקים. לכולנו יש את אותן 24 שעות ביממה ובעוד שכולנו מבינים זאת מעטים לומדים ומיישמים את אומנות ניהול הזמן. בעוד מימון פיננסי ניתן לקבל בבנק, אין שום בנק המעניק לנו זמן נוסף. לכן חשוב שנלמד לנצל נכון את הזמן שלנו. כשנלמד לנהל ולמנף נכון את הזמן עם רשימת אתגרים ומשאלות שנרצה להספיק נגלה שיש לנו מספיק זמן להשיג את כל המטרות שלנו.

ניהול יעיל של הזמן מאפשר לנו להפיק את המיטב מהזמן שלנו, לנצל כל דקה עד המקסימום על מנת להשיג את היעדים שהגדרנו. אנו מדברים על יעדים עסקיים, אבל באותה המידה הדבר נכון לגבי החיים האישים בזמן שמעבר לשעות העבודה. למעשה ניהול זמן יעיל בעבודה, מעניק לנו יותר זמן פנוי.

החשיבות של ניהול זמן

כיצד אתם מנהלים את הזמן שלכם? האם אתם קופצים מפרויקט אחד לאחר, מדד ליין אחד לדד ליין שני ומגיעים מותשים לקו הסיום? או האם אתם בונים לעצמים לוח זמנים ומתנהלים לפיו? בשביל להבין את החשיבות של ניהול זמן בואו ננסה לראות כיצד נראים הדברים כאשר אינכם מנהלים את הזמן אלא הזמן מנהל אתכם. במצב שכזה אתם מעבירים את רוב הימים שלכם בניסיון נואש לשמור על הראש מעל המים על מנת להספיק את כל הדברים שיש לכם לעשות. זהו הסימן המובהק לניהול זמן לקוי. אולי תוכלו להעביר כך כמה ימים, אך בתור שגרה זה גם יתיש אתכם וגם לא ישאיר לכם זמן לתכנון אסטרטגי ופיתוח עסקי – אתם צפויים לפספס הזדמנויות. בעוד שנים אתם צפויים להסתכל אחורה ולהתחרט על כל הדברים שלא הספקתם לעשות. לעומת זאת, אם תלמדו לנהל את הזמן בחכמה תוכלו לבצע את כל המשימות ולסיים את כל הפרויקטים – כך תשיגו את היעדים שלכם גם בטווח הקצר וגם בטווח הארוך.

יכול להיות שכל התפיסה שלכם לגבי ניהול זמן מוטעית. אם חשבתם שהכול מסתכם בביצוע יעיל של רשימת משימות, אתם צפויים לגלות שמדובר במשהו בעל משמעויות יותר עמוקות – משהו הנוגע לפוטנציאל האישי שלכם. אם אינכם מקבלים מהחיים את מה שאתם מצפים, ואינכם חווים את תחושות הסיפוק מהשגת היעדים שאתם באמת רוצים, אז כנראה שיש לכם בעיה בניהול הזמן. ניהול זמן הוא לא רק איך אתם מנצלים את הזמן, אלא שינוי בכל צורת החשיבה שלכם – רק באמצעות שינוי צורת החשיבה תוכלו להשתמש בזמן על מנת ליצור את מה שבאמת חשוב לכם.

כאשר אנו לומדים לשלוט בזמן אתם בעצם נותנים לעצמינו את היכולת להשיג את כל המטרות שלנו ואת כל החלומות שהשארנו מאחור. הסיפור שאנו נוהגים לספר לעצמינו הוא שלא השגנו אותם מכיוון ש“חסר לנו זמן“, אך קרוב לוודאי שזהו אינו המקרה. עלינו להגדיר בבירור מהם היעדים האישים והמקצועיים שלנו. רק כאשר תהיה לנו תמונה בהירה וברורה נוכל להתמקד במשימות המפיקות לנו את הערך המרבי. ניהול זמן אפקטיבי אינו מנותק מערכים כמו שליטה עצמית, קביעת יעדים, תכנון לעתיד, ביקורת עצמית וניתוח התקדמות, ותעדוף משימות. תכנון זמן נכון יוצר סנכרון עם החלומות וההתלהבות שלנו.

התייחסו לזמן כמו אל כסף

זמן, כמו כסף, הוא משהו שהייתם רוצים לקבל ממנו יותר. תמיד יש עוד חלומות להגשים ועוד דברים שהייתם רוצים לו היה לכם את הכסף והזמן הדרוש לכך. לחלקנו יש יותר, לחלקנו יש פחות, אך רוב האנשים מוגבלים במידה רבה בזמן הפנוי שלהן וביכולת שלהם להוציא כספים. ולכן הם מתכננים היטב את השימוש בכסף. ככל שאנשים יותר מוגבלים, כך הם בוחנים בקפידה את ההוצאות שלהם ומשתדלים להוציא על מה שמעניק להם יותר ערך. זוהי הסיבה מדוע לפעמים אנשים יוותרו על רכב מפואר ובמקום זאת ישימו את הכסף בתכנית חיסכון. הכסף, כמו הזמן, הוא משאב מוגבל.

כאשר מדובר בכסף המוגבלות של המשאב די ברורה לנו. אך למרות שהזמן הוא משאב מוגבל, נראה שאנו לא תמיד מודעים לכך. הגיע הזמן שנתייחס לזמן שלנו כפי שאנו מתייחסים לכסף – אם נשתמש בזמן שלנו בצורה מודעת, נוכל להשיג את הדברים שתמיד רצינו. זה ימלא אתכם בתחושה של סיפוק.

ניהול זמן מתחיל במטרה

ניתן לומר כי ניהול זמן מתחיל מהסוף, כלומר מתוך התמקדות בתוצאות. כאשר אתם רואים מול עינכם את המטרה, המוח שלכם יתחיל להתנהג כמו טיל מונחה לייזר – טיל המוצא את דרכו למטרה בדרך המהירה ביותר. הטיל ימצא את הדרך במהירות, זאת בתנאי שאתם מתמקדים במטרה.

לפעמים איננו מתמקדים במטרה אלא פשוט מתרכזים בתנועה. כך אנו ממלאים את עצמינו בתחושה של עשייה, אך בפועל לא משיגים שום דבר. אתם צריכים מטרה, כך הזמן שלכם יהפוך לפורה יותר ותוכלו לעבור מתנועה להישגים.  הפוקוס הוא הכלי החשוב ביותר בניהול ומינוף הזמן והכח שמוביל לפוקוס הוא שאילת השאלות הנכונות.

כיצד הזמן יכול לעבוד בשבילכם?

שאלו את עצמיכם מה הייתם רוצים להספיק בשבוע הקרוב? מה רציתם להספיק בשבוע שעבר אך לא הספקתם? מהרגע שאתם יודעים מה אתם רוצים להשיג, אתם צרכים כלים למדוד את ההצלחה שלכם. זהו הזמן להתייחס לניהול הזמנים בצורה רצינית. מה אם ישנם דברים רבים שאתם רוצים להשיג? מה אם התוצאה בעלת הערך הגבוה ביותר דורשת קודם כל עמידה ביעדים אחרים? לפעמים יש לנו יותר מידי דברים לעשות, אך לפעמים יש לנו דבר אחד לעשות אך יש בו כל כך הרבה ”חלקים“. ואלו הם הרגעים שבהם עלינו לנהל את הזמן בצורה יעילה.

אחת השיטות להתמודד עם משימות מורכבות היא לפרק את המשימה לחלקים – כמו סטייק גדול שאתם מחלקים לנתחים הניתנים לאכילה. חלקו את הכל לנתחים המבוססים על התוצאות שאתם רוצים להשיג ולא על פי הדברים שאתם צריכים לעשות. כך תוכלו לחלק את הזמן שלכם בצורה יותר יעילה. אתם גם צפויים להתמלא במוטיבציה ברגע שתראו כיצד הפעולות שלכם מקדמות אתכם לעבר היעדים.

לאחר שהבנתם בדיוק מה אתם רוצים להספיק וכמה זמן דרוש לכך תנו לזמן לעבוד עבורכם ונצלו כל רגע זמן אבוד לטובת המטרה. כמובן שהתנאי הראשון לכך הוא להיות ממוקדים במטרה. בחיים יש לכם הרבה רגעים שבהם יש לכם זמן אבוד ולפעמים מדובר בהרבה מאוד זמן – אולי אתם מחכים 10 דקות בתור לבנק או בהמתנה לרופא השיניים, אולי זה משהו אחר. אלו יכולים להיות רגעים בהם תוכלו לעשות משהו פרודוקטיבי למען המטרה שלכם – למשל קריאת ספר על ניהול פרויקטים או סתם קצת זמן לחשוב על נושאים הקשורים לפיתוח העסק.

מנפו את הזמן שלכם – בדקו מה מהדברים שאתם עושים היום תוכלו להעביר לאנשים אחרים לעשות ובאילו שירותים תוכלו להשתמש כדי לחסוך זמן יקר

אל תשכחו ליהנות

שלא תתבלבלו מההמלצה שלנו לנצל נכון את כל אותם רגעים אבודים. זה לא אומר שכל רגע מהחיים שלכם צריך להקדיש לעבודה. אתם צריכים גם זמן לנוח ולנקות את הראש. גם לזמן עם בני הזוג והמשפחה, וזמן לעסוק בספורט ותחביבים צריך להשאיר מקום. עליכם למתוח את הגבול בין העבודה לבין הזמן החופשי ולהבטיח שהעבודה לא תפריע לכם לנצל את הזמן החופשי עם המשפחה. גם הזמן החופשי הוא זמן אותו צריך לנצל בצורה הטובה ביותר וכאשר כל רגע יש טלפון לא תוכלו להיות רגועים ולא תפיקו את המיטב מהזמן החופשי שלכם.

לשלוט בזמן זה להבין שלכל דבר יש את הזמן ואת המקום שלו. ישנם ימים בהם תשאירו את העבודה במשרד ותתמקדו בעצמכם ובמשפחה.

ניהול זמן והבריאות שלכם

ניהול זמן לא נועד רק להעמיס את עצמכם בעבודה, אלא גם לשמור על הבריאות שלכם. כאשר אתם מנהלים את הזמן שלכם בצורה הנכונה ורואים כיצד אתם מתקדמים לעבור המטרות, הסטרס שלכם יורד והדבר תורם לבריאות שלכם.

כאשר אין לכם בהירות לגבי המטרות שלכם, נוצר בתוככם אי שקט. אתם הופכים להיות מבולבלים, דחיינים ומתוסכלים והדבר עשוי לפגוע בבריאות שלכם, גם הפיזית וגם הנפשית. אתם עשויים להרגיש חסרי מטרה. התמקדות ביעדים תתרום לבריאות שלכם ולאיכות החיים, וגם להישגים עצמם.

כשאין לכם בהירות לגבי המטרות עבורן אתם עובדים, יש בתוכם חוסר להבה של תשוקה. אתם מתחילים לחשוש מהעבודה עצמה, לדחות כל דבר עד הרגע האחרון האפשרי. זה יכול ליצור מתח רב, שלעתים קרובות מתבטא רגשית לפני שהוא מתרחש פיזית. ראשית, אתם תהיו מתוסכל, עצובים ואולי אפילו חסרי מטרה. ואז תרגישו חוסר אנרגיה ואתם עלולים לחוות כאבי ראש, כאבים אחרים ועוויתות. הלחץ שמגיע עם ניהול זמן לקוי יכול להזיק לרווחתכם ובריאותכם בצורה קשה, אך מערכת ניהול הזמן המתאימה יכולה לעזור לכם לעבור לאיכות חיים טובה יותר ולהגשים את כל חלומותיכם.